Optymalizacja działań w przedsiębiorstwie: digitalizacja dokumentów

Optymalizacja działań w przedsiębiorstwie: digitalizacja dokumentów

Prowadzenie biznesu w dzisiejszych czasach może stanowić duże wyzwanie. Wynika to m.in. ze zmieniających się ciągle potrzeb klientów, transformacji technologicznych i sytuacji na świecie. Są rzeczy, na które jako przedsiębiorcy nie mamy wpływu, jednak istnieją także obszary pozwalające, np. na wprowadzanie usprawnień, które mogą przyczynić się do poprawy funkcjonowania firmy. Jednym z działań, które warto podjąć jest digitalizacja dokumentów stająca się w ostatnich latach coraz powszechniejszym procesem.

Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Rozważając wdrożenie takiego rozwiązania warto w pierwszej kolejności zrozumieć, czym ono jest. To nic innego jak przekształcenie papierowej formy dokumentacji na cyfrową. Digitalizacja dokumentów przebiega w kilku prostych krokach: najpierw dokumenty są skanowane, a następnie znajdujące się na nich dane są odczytywane i katalogowane przez system do tego przeznaczony. Na koniec zebrane informacje mogą zostać zintegrowane z wewnętrznym systemem firmy, dzięki czemu wszystkie dokumenty będą znajdowały się w jednym miejscu.

W jaki sposób digitalizacja dokumentów rozwiązuje problemy współczesnych firm?

Choć, np. na polskim rynku istnieje wiele przedsiębiorstw, które różnią się między sobą zarówno wielkością, jak i obszarem działań oraz wieloma innymi czynnikami, to okazuje się, że często mierzą się z podobnymi trudnościami. Poniżej przedstawiamy kilka z nich oraz wyjaśniamy, w jaki sposób digitalizacja dokumentów pomoże je rozwiązać.

1. Zniszczenie/zagubienie dokumentacji.

W przypadku papierowej wersji ryzyko wystąpienia takich sytuacji jest bardzo duże. Nieraz zapewne słyszeliście o zalaniu umowy kawą czy zagubieniu faktury w stosie teczek. Scyfryzowana forma pozwala na uniknięcie takich sytuacji – dzięki przekształceniu dokumentów w digitalowe pliki wszystko znajduje się w jednym miejscu na komputerze, więc przypadki, o których wspomniano przed chwilą praktycznie nie mają szansy wystąpić.

praca

2. Wysokie koszty eksploatacji.

Prowadzenie dokumentacji w papierowej formie jest też także bardzo kosztowne w porównaniu z rozwiązaniem dotyczącym ich digitalizacji. Za sprawą jego wprowadzenia redukujemy nakłady potrzebne na zakup papieru, sprzętu do drukowania i jego eksploatacji, teczek, itp. W skali roku może to być mocno odczuwalna różnica w firmowym portfelu.

3. Długi czas przekazywania i wysyłki dokumentów.

Z pewnością każdy z nas choć raz miał do czynienia z opóźnieniem w dostarczeniu przesyłki lub nawet jej zagubieniu przez kuriera. W przypadku firm może być to bardzo problematyczne, gdy czas odgrywa kluczową rolę lub w paczce znajdują się dokumenty z bardzo ważnymi informacjami. Przy wykorzystaniu digitalizacji dokumentów takie problemy również znikają, ponieważ umowy, faktury i inne typy dokumentacji w formie plików można przesyłać przez Internet w kilka sekund.

To tylko część problemów, na które uwagę zwracają najczęściej przedsiębiorcy. Jeśli jednak znalazły się wśród nich takie, które brzmią dla Ciebie znajomo – warto rozważyć wprowadzenie rozwiązania, jakim jest digitalizacja dokumentów także w swojej firmie.

Leave a reply

Kontynuując przeglądanie strony, wyrażasz zgodę na używanie przez nas plików cookies. więcej informacji

Aby zapewnić Tobie najwyższy poziom realizacji usługi, opcje ciasteczek na tej stronie są ustawione na "zezwalaj na pliki cookies". Kontynuując przeglądanie strony bez zmiany ustawień lub klikając przycisk "Akceptuję" zgadzasz się na ich wykorzystanie.

Zamknij