Optymalizacja działań w przedsiębiorstwie: digitalizacja dokumentów

Prowadzenie biznesu w dzisiejszych czasach może stanowić duże wyzwanie. Wynika to m.in. ze zmieniających się ciągle potrzeb klientów, transformacji technologicznych i sytuacji na świecie. Są rzeczy, na które jako przedsiębiorcy nie mamy wpływu, jednak istnieją także obszary pozwalające, np. na wprowadzanie usprawnień, które mogą przyczynić się do poprawy funkcjonowania firmy. Jednym z działań, które warto podjąć jest digitalizacja dokumentów stająca się w ostatnich latach coraz powszechniejszym procesem.

Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Rozważając wdrożenie takiego rozwiązania warto w pierwszej kolejności zrozumieć, czym ono jest. To nic innego jak przekształcenie papierowej formy dokumentacji na cyfrową. Digitalizacja dokumentów przebiega w kilku prostych krokach: najpierw dokumenty są skanowane, a następnie znajdujące się na nich dane są odczytywane i katalogowane przez system do tego przeznaczony. Na koniec zebrane informacje mogą zostać zintegrowane z wewnętrznym systemem firmy, dzięki czemu wszystkie dokumenty będą znajdowały się w jednym miejscu.

W jaki sposób digitalizacja dokumentów rozwiązuje problemy współczesnych firm?

Choć, np. na polskim rynku istnieje wiele przedsiębiorstw, które różnią się między sobą zarówno wielkością, jak i obszarem działań oraz wieloma innymi czynnikami, to okazuje się, że często mierzą się z podobnymi trudnościami. Poniżej przedstawiamy kilka z nich oraz wyjaśniamy, w jaki sposób digitalizacja dokumentów pomoże je rozwiązać.

1. Zniszczenie/zagubienie dokumentacji.

W przypadku papierowej wersji ryzyko wystąpienia takich sytuacji jest bardzo duże. Nieraz zapewne słyszeliście o zalaniu umowy kawą czy zagubieniu faktury w stosie teczek. Scyfryzowana forma pozwala na uniknięcie takich sytuacji – dzięki przekształceniu dokumentów w digitalowe pliki wszystko znajduje się w jednym miejscu na komputerze, więc przypadki, o których wspomniano przed chwilą praktycznie nie mają szansy wystąpić.

2. Wysokie koszty eksploatacji.

Prowadzenie dokumentacji w papierowej formie jest też także bardzo kosztowne w porównaniu z rozwiązaniem dotyczącym ich digitalizacji. Za sprawą jego wprowadzenia redukujemy nakłady potrzebne na zakup papieru, sprzętu do drukowania i jego eksploatacji, teczek, itp. W skali roku może to być mocno odczuwalna różnica w firmowym portfelu.

3. Długi czas przekazywania i wysyłki dokumentów.

Z pewnością każdy z nas choć raz miał do czynienia z opóźnieniem w dostarczeniu przesyłki lub nawet jej zagubieniu przez kuriera. W przypadku firm może być to bardzo problematyczne, gdy czas odgrywa kluczową rolę lub w paczce znajdują się dokumenty z bardzo ważnymi informacjami. Przy wykorzystaniu digitalizacji dokumentów takie problemy również znikają, ponieważ umowy, faktury i inne typy dokumentacji w formie plików można przesyłać przez Internet w kilka sekund.

To tylko część problemów, na które uwagę zwracają najczęściej przedsiębiorcy. Jeśli jednak znalazły się wśród nich takie, które brzmią dla Ciebie znajomo – warto rozważyć wprowadzenie rozwiązania, jakim jest digitalizacja dokumentów także w swojej firmie.