Wystawianie papierowych faktur dla wielu przedsiębiorców jest bardzo uciążliwe, a przede wszystkim czasochłonne. Postęp cyfryzacji przyczynił się jednak do rozpowszechnienia elektronicznych systemów obiegu dokumentów firmowych, co poskutkowało usprawnieniem procesów związanych z fakturowaniem.
Obecnie, wystawianie faktur elektronicznych jest nie tylko zaakceptowane, ale i propagowane przez prawo, co zdecydowanie zwiększa bezpieczeństwo transakcji oraz przyspiesza pracę wielu przedsiębiorstw. Czym jest e-faktura oraz jakie informacje muszą się na niej znaleźć, aby była zgodna z obecnie panującymi zasadami? Na to wszystko postaramy się odpowiedzieć w poniższym wpisie. Zapraszamy!
Definicja e-faktury
Termin „faktury elektronicznej”, od dnia 1 stycznia 2014 roku widnieje w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej, a dokładniej w ustawie o podatku od towarów i usług (nr 54 poz. 535). Pojęcie to można rozumieć jako dokument elektroniczny, posiadający wszystkie cechy tradycyjnych faktur papierowych i wystawiany w dowolnym formacie elektronicznym.
Z powyższej definicji da się więc wywnioskować, że do grona e-faktur nie należą dokumenty wygenerowane komputerowo, które następnie wydrukowano i przekazano kontrahentom w formie papierowej. Tak samo działa to w drugą stronę. Faktura uzupełniona ręcznie, a następnie zeskanowana i wysłana do partnera biznesowego, również nie zostanie uznana za elektroniczny dokument firmowy.
Jakie informacje powinna zawierać faktura elektroniczna?
Choć Komisja Europejska stara się o ujednolicenie wzorów e-faktur oraz wprowadzenie zharmonizowanych wymogów dotyczących ich sprawozdawczości dla wszystkich państw członkowskich, to na ten moment kluczowe jest trzymanie się reguł zgodnych z wcześniej wspomnianą ustawą. Podstawowymi informacjami, jakie musi posiadać każda e-faktura są:
- dokładna data wystawienia dokumentu,
- numer ID zgodny z ciągiem serii,
- dane podatnika oraz nabywcy,
- data wykonania usługi bądź otrzymania należności,
- nazwa usługi / towarów,
- liczebność dostarczonych towarów / usług,
- cena jednostkowa usługi / towaru,
- stawka i kwota odprowadzanego podatku,
- suma sprzedaży netto,
- kwota całkowita.
Dodatkowo, dokument powinien być sporządzony w pełni czytelnie i zrozumiale oraz gwarantować autentyczność pochodzenia. Oznacza to, że do wystawiania faktur elektronicznych potrzebny jest sprawdzony system do ewidencji rozliczeń.
Korzyści wynikające ze stosowania e-faktur
Spora część przedsiębiorców już od wielu lat korzysta z możliwości wystawiania faktur elektronicznych. To ogromne ułatwienie codziennej pracy w firmie, a także spora oszczędność pieniędzy. Rozwiązanie to idzie również w parze z ekologią, gdyż liczba kartek papieru przeznaczanego na ręczne sporządzanie dokumentów sprzedażowych w ciągu roku bywa zatrważająco wysoka. Całkowite odejście od papierowych faktur będzie więc sprzyjać środowisku, a kiedy idzie to w parze ze wzrostem efektywności pracy w firmie, nie można mówić o braku opłacalności takiego rozwiązania.
Dzięki za informacje! E-faktury to przyszłość, a ja już zaczynam z nich korzystać. To naprawdę działa!
Super, że jest takie rozwiązanie jak e-faktura! Naprawdę ułatwia życie przedsiębiorcom. Brawo za ten tekst!
Świetny artykuł! Cieszę się, że e-faktury stają się coraz bardziej popularne. To duża oszczędność czasu!
Fajnie napisane! E-faktura brzmi jak coś, co powinno być w każdej firmie. Pozdrawiam wszystkich przedsiębiorców!