E-faktura – ułatwienie codziennej pracy każdego przedsiębiorcy

Wystawianie papierowych faktur dla wielu przedsiębiorców jest bardzo uciążliwe, a przede wszystkim czasochłonne. Postęp cyfryzacji przyczynił się jednak do rozpowszechnienia elektronicznych systemów obiegu dokumentów firmowych, co poskutkowało usprawnieniem procesów związanych z fakturowaniem.

Obecnie, wystawianie faktur elektronicznych jest nie tylko zaakceptowane, ale i propagowane przez prawo, co zdecydowanie zwiększa bezpieczeństwo transakcji oraz przyspiesza pracę wielu przedsiębiorstw. Czym jest e-faktura oraz jakie informacje muszą się na niej znaleźć, aby była zgodna z obecnie panującymi zasadami? Na to wszystko postaramy się odpowiedzieć w poniższym wpisie. Zapraszamy!

Definicja e-faktury

Termin „faktury elektronicznej”, od dnia 1 stycznia 2014 roku widnieje w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej, a dokładniej w ustawie o podatku od towarów i usług (nr 54 poz. 535). Pojęcie to można rozumieć jako dokument elektroniczny, posiadający wszystkie cechy tradycyjnych faktur papierowych i wystawiany w dowolnym formacie elektronicznym.

Z powyższej definicji da się więc wywnioskować, że do grona e-faktur nie należą dokumenty wygenerowane komputerowo, które następnie wydrukowano i przekazano kontrahentom w formie papierowej. Tak samo działa to w drugą stronę. Faktura uzupełniona ręcznie, a następnie zeskanowana i wysłana do partnera biznesowego, również nie zostanie uznana za elektroniczny dokument firmowy.

Jakie informacje powinna zawierać faktura elektroniczna?

Choć Komisja Europejska stara się o ujednolicenie wzorów e-faktur oraz wprowadzenie zharmonizowanych wymogów dotyczących ich sprawozdawczości dla wszystkich państw członkowskich, to na ten moment kluczowe jest trzymanie się reguł zgodnych z wcześniej wspomnianą ustawą. Podstawowymi informacjami, jakie musi posiadać każda e-faktura są:

• dokładna data wystawienia dokumentu,
• numer ID zgodny z ciągiem serii,
• dane podatnika oraz nabywcy,
• data wykonania usługi bądź otrzymania należności,
• nazwa usługi / towarów,
• liczebność dostarczonych towarów / usług,
• cena jednostkowa usługi / towaru,
• stawka i kwota odprowadzanego podatku,
• suma sprzedaży netto,
• kwota całkowita.

Dodatkowo, dokument powinien być sporządzony w pełni czytelnie i zrozumiale oraz gwarantować autentyczność pochodzenia. Oznacza to, że do wystawiania faktur elektronicznych potrzebny jest sprawdzony system do ewidencji rozliczeń.

Korzyści wynikające ze stosowania e-faktur

Spora część przedsiębiorców już od wielu lat korzysta z możliwości wystawiania faktur elektronicznych. To ogromne ułatwienie codziennej pracy w firmie, a także spora oszczędność pieniędzy. Rozwiązanie to idzie również w parze z ekologią, gdyż liczba kartek papieru przeznaczanego na ręczne sporządzanie dokumentów sprzedażowych w ciągu roku bywa zatrważająco wysoka. Całkowite odejście od papierowych faktur będzie więc sprzyjać środowisku, a kiedy idzie to w parze ze wzrostem efektywności pracy w firmie, nie można mówić o braku opłacalności takiego rozwiązania.